Pandemia koronawirusa zmieniła świat nie do poznania. Sytuacja spowodowana rozpowszechnianiem się COVID-19 stanowi ogromne wyzwanie dla gospodarki. Najmocniej skutkami epidemii odczuli przedstawiciele sektorów gastronomii i hotelarstwa. Ostatnie kilkanaście miesięcy mocno wpłynęło też na rzeczywistość rynku MICE (z ang. Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions Industry). Wybuch pandemii spowodował masowe odwoływanie eventów na całym świecie. W naszej codzienności na dobre zagościły różne wydarzenia wirtualne. Choć w tej technologii tkwi olbrzymi potencjał, ważną częścią każdego programu eventów są spotkania na żywo. Istotnym elementem nowej normy w branży eventowej stały się wydarzenia hybrydowe, łączące doświadczenia osobiste i wirtualne.

 

Jak zorganizować event online?

 

Na początek warto sobie uzmysłowić, iż aby nasz event odniósł sukces, kluczowe jest zaangażowanie uczestników. Możliwość nawiązywania bezpośrednich relacji sprawia, że odbiorcy czują się częścią wydarzenia i lepiej je zapamiętują. Aby stworzyć udane i efektywne wydarzenie w świecie wirtualnym, należy kierować się tymi samymi regułami co przy tradycyjnych eventach, czyli przede wszystkim wzbudzeniem zainteresowania i potrzebą emocji. Jak pokazały ostatnie miesiące, eventy w formie online mają równie wysoki potencjał, a nawet większy niż te realizowane offline. Aby porwać wirtualną publiczność potrzebne są oczywiście odpowiednie narzędzia.

Na rynku jest mnóstwo inspirujących rozwiązań technologicznych wspierających wydarzenia online. W zależności od planowanego celu eventu, grupy odbiorców czy stopnia interaktywności wyróżniamy dwa rodzaje mechanizmów: platformy do pracy zdalnej (oferujące możliwości wchodzenia w interakcję z widzami) oraz streaming online (umożliwiający wysyłanie materiałów wideo do dużej liczby odbiorców, jednak bez możliwości interakcji). W przypadku platform do wydarzeń online mamy do dyspozycji różne funkcje, m.in. podział na wirtualne pokoje, chat czy współdzielenie ekranu, a obraz i dźwięk można udostępniać na żywo w obie strony.

 

Możliwości eventów online

 

W formie online można zorganizować właściwie każdy rodzaj eventu: webinar, prezentację, szkolenie, konferencję, transmisję na żywo czy premierę produktu. Przy produkcji eventu online zawsze pracuj z profesjonalistami. Firmy eventowe specjalizujące się w obsłudze technicznej wydarzeń dostarczają nowoczesnych narzędzi i służą pomocą w kwestii doboru odpowiednich technologii. W celu zwiększenia efektu profesjonalizmu warto rozważyć skorzystanie z dedykowanego studio nagrań online. Studio produkcyjne transmisji online wyposażone jest w profesjonalny sprzęt z możliwością konfiguracji na potrzeby konkretnych imprez. Klienci mogą skorzystać z unikalnej scenografii, najlepszej jakości kamer i oświetlenia. Nie można zapomnieć również o takich elementach jak strona internetowa wydarzenia oraz materiały wideo i animacje emitowane w trakcie trwania eventu. Po zakończonym projekcie niezbędne jest przygotowanie raportu uwzględniającego cel eventu oraz jego realizację.

 

Eventy online vs eventy hybrydowe: który model wybrać?

 

Formuła online ma szereg zalet. Po pierwsze, mogą w nich uczestniczyć wirtualnie widzowie praktycznie z całego świata. Po drugie, dzięki nowoczesnym platformom każdy z odbiorców ma możliwość aktywnego uczestnictwa w spotkaniu: zadawania pytań prelegentom, komentowania, wymieniania się zdaniem z innymi uczestnikami itd. W pewnych sytuacjach, na przykład w obliczu globalnej pandemii, przeniesienie eventu do przestrzeni wirtualnej jest jedyną opcją. Jednak są również takie, kiedy najskuteczniejszym sposobem angażowania odbiorców będą spotkania osobiste. Choć wydarzenia odbywające się w formie online mają swoje zalety, nigdy nie będą w stanie w pełni zastąpić obcowania twarzą w twarz z drugim człowiekiem. Obecnie wiele przedsiębiorstw szuka sposobu na połączenie doświadczeń wirtualnych i bezpośrednich. Istotną częścią nowej normy w sektorze MICE stały się wydarzenia hybrydowe. To swoista mieszanka wydarzeń na żywo i wirtualnych, łącząca w sobie elementy eventów stacjonarnych z elementami online. Imprezy wirtualne na pierwszym miejscu stawiają zaangażowanie uczestników. Eventy hybrydowe mogą mieć różną formę, a goście mogą brać w nich udział niezależnie od miejsca, w którym się obecnie znajdują. Można na przykład dodać wirtualny komponent do wydarzenia odbywającego się w obecności ludzi albo rozszerzyć wydarzenie online o element stacjonarny.