Organizacja konferencja online – przygotowanie krok po kroku

Konferencje naukowe tworzą nieograniczone możliwości ukazania pewnych działów nauki. W ramach spotkań prezentowane są wyniki badań lub odbywa się seria krótkich wykładów i dyskusji na określony temat. Udział w konferencji specjalistycznej jest niepowtarzalną okazją do poszerzenia swoich horyzontów bądź poznania aktualnych trendów w danej tematyce. To także możliwość kontaktu z najlepszymi specjalistami w danej dyscyplinie. W ostatnim czasie coraz popularniejsze stały się konferencje czy kongresy w formie wirtualnej. Eventy online w pewnym stopniu zastąpiły wydarzenia stacjonarne, a agencje dostosowały się, aby realizować je na naprawdę wysokim poziomie. Przyczyną tego była rzecz jasna w głównej mierze pandemia i idący za nią lockdown. Restrykcje w zakresie kontaktu osobistego wymagały reakcji branży, stąd też formuła wydarzeń i eventów musiała się zmienić.
Czym więc są konferencje w formule online? Jak zorganizować konferencję naukową w formie wydarzenia wirtualnego i na co zwrócić uwagę przy jej planowaniu? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi.

Co to jest konferencja online?

Konferencje naukowe to ten rodzaj wydarzeń, w których liczy się pełen profesjonalizm. Dla uczestników, ale też dla organizatorów takie eventy są czymś wyjątkowym, niecodziennym, czymś, co wymaga wielkiego zaangażowania, pracy licznego zespołu, jak i środków. Już na samym wstępie trzeba pamiętać o podstawowych kwestiach: przemyśleniu koncepcji wydarzenia, ustaleniu terminu, przygotowaniu scenariusza wystąpień, zaproszeniu prelegentów i opracowaniu szacunkowego kosztorysu. Sprawą mającą duże znaczenie zarówno dla gospodarza, jak i uczestników, jest również wybór odpowiedniej lokalizacji. Obecnie wiele firm i placówek edukacyjnych zastanawia się nad tym, gdzie zorganizować konferencję, by była ona jak najbardziej udana. Kluczowym elementem jest wygląd i standard danego miejsca, a także wygodny dojazd dla osób przyjezdnych. Jak się okazuje, formuła konferencji naukowej wcale nie musi zamykać się w konkretnym wnętrzu. Jednym z najlepszych sposobów na zorganizowanie konferencji jest przeniesienie wydarzenia naukowego do przestrzeni wirtualnej. Konferencje online to ten typ spotkania, podczas którego każdy z uczestników siedzi przed swoim własnym komputerem i ma kontakt z pozostałymi osobami przez Internet. To doskonałe uzupełnienie wydarzeń w świecie realnym.

Korzyści płynące z organizacji konferencji naukowych online

Konferencje online to doskonałe rozwiązanie generujące wiele nowych możliwości. Wirtualna przestrzeń pozwala na dotarcie do szerszej grupy odbiorców niż w przypadku eventów stacjonarnych. Uczestnicy konferencji online mogą brać w nich udział niezależnie od miejsca, w którym się znajdują – wystarczy komputer, tablet lub smartfon z dostępem do Internetu. Organizowanie konferencji wirtualnych wiąże się ze znacznie mniejszymi kosztami niż tradycyjna forma spotkania w sali konferencyjnej. Gospodarz nie musi zamawiać cateringu, organizować dojazdu ani zapewniać zakwaterowania dla prelegentów i gości. Konferencje online są doceniane przez odbiorców za komfort i wygodę – aby włączyć się w wydarzenie nie trzeba płacić za dojazd, nie trzeba nawet wychodzić z domu. Spotkanie w takiej formie eliminuje też zagrożenie epidemiologiczne.

Organizacja konferencji online – praktyczne porady dla organizatorów

Konferencja online to wydarzenie, do którego trzeba przygotować się z wyprzedzeniem. Planowanie konferencji warto rozpocząć od podziału zadań. Dobrze jest wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynowanie działań, stronę techniczną i promocję w mediach. Na samym początku należy odpowiedzieć na pytanie: czego dotyczy nasze wydarzenie i dla kogo je przygotowujemy. Aby uniknąć niepowodzeń i sprawić, że konferencja zakończy się sukcesem, trzeba starannie doprecyzować jej scenariusz. Należy rozpisać go krok po kroku, uwzględniając zarówno kolejność i czas trwania poszczególnych wypowiedzi, jak i działania mające na celu zaktywizowanie uczestników (np. panel dyskusyjny). Harmonogram konferencji najlepiej od razu porównać z budżetem, którym dysponujemy. Plan konferencji musi uwzględniać też wybór profesjonalnej platformy na event online.

W świecie wydarzeń online: organizacja konferencji naukowej

Gdy mamy już określoną koncepcję działania i dokładny plan konferencji, a także doprecyzowany budżet, możemy przystąpić do kolejnych kroków: ustalenia daty i zaproszenia prelegentów. Istotną decyzją do podjęcia przy organizacji konferencji online jest wybór odpowiedniej platformy, czyli miejsca, w którym będzie odbywać się wydarzenie online. Konferencję wirtualną możemy zorganizować metodami domowymi, możemy też wynająć wyspecjalizowaną firmę dysponującą odpowiednim studiem do przygotowania naszej wymarzonej realizacji. Organizując dowolne wydarzenie, tak konferencję naukową, kongres czy jakikolwiek inny event, nie zapomnij o marketingu i promocji w mediach. Aby ustrzec się błędów wynikających z braku odpowiedniego przygotowania, organizator tak dużego przedsięwzięcia nie powinien działać sam. Sprawami związanymi z realizacją konferencji, szkoleń, kongresów i innych eventów często zajmują się profesjonalne agencje.